نرم‌افزار تدارکات و تامین کالا باید ویژگی‌هایی از جمله مدیریت خودکار سفارش‌ها، پیگیری وضعیت سفارش و یکپارچگی با دیگر سیستم‌ها (مانند سیستم حسابداری و انبار) را داشته باشد.

 در رویه خرید خرد، سفارش خرید به‌طور مستقیم ثبت می‌شود اما در روش استعلامی قبل از ثبت نهایی باید فاکتور خرید را ثبت کرد. ثبت خرید خرید و استعلامی با توجه به سیاست‌های داخلی و نیاز سازمان مشخص می‌شود.